Eventplanung – von Tontechnik mieten bis Veranstaltungsplanungs-software

Examples Aufbau von Tontechnik

Was wirst du tun? Dein großes Ereignis rückt näher, noch schneller als du erwartet hast. Du hast dich noch nichtmal darum gekümmert die Tontechnik zuz mieten ! Wir haben keine Zeit mehr! Argh! Du könntest dir die Haare ausreißen, aber das könnte die Bilder ruinieren. Eine andere Möglichkeit ist, sich in ein Monster für die Eventplanung zu verwandeln, wie eine Brautzilla oder eine Werplaner, und glaub mir, es gibt solche Kreaturen.

Allerdings sollte es immer der letzte Ausweg sein, ein Monster zu werden. Um diese ungebührlichen Veränderungen zu verhindern, gibt es Methoden und Werkzeuge für die Veranstaltungsplanung, mit denen Sie eine überschaubare und angenehme Hochzeit, Benefizveranstaltung, Produkteinführung oder was auch immer Ihre Veranstaltung sein mag, gestalten können. Außerdem gibt es viele gute Firmen, bei denen du Tontechnik mieten kannst.

Ja, es gibt Möglichkeiten, um zu vermeiden, dass die Kosten in die Höhe schnellen und andere Horrorgeschichten, von denen man hört, wenn Veranstaltungspläne aus den Fugen geraten. Auch Sie können eine unvergessliche Veranstaltung erfolgreich planen, wenn Sie die Geheimnisse dieser Masterplaner – Projektmanager – kennen. Denken Sie wie ein Projektmanager, und ob Sie ein Profi für Veranstaltungsplanung oder ein Anfänger sind, der Ihre erste Veranstaltung plant, Sie werden aus diesen sieben Tipps lernen.

erfolgreiche Eventplanung inklusive Projektmanagement

Kennen Sie Ihr Budget – eher Tontechnik mieten als gleich kaufen…


Wenn du nicht definiert hast, wie viel Geld du für eine Veranstaltung ausgeben wirst, dann definiert die Veranstaltung deine Kosten für dich. Das ist nicht etwas, was du willst. Vielleicht bist du aus Geld gemacht oder hast einen Cousin, der ein Fälscher ist. Aber die meisten von uns arbeiten mit begrenzten Mitteln. Wir müssen das Beste aus unserem Geld herausholen.

Beginnen Sie mit einer Tabellenkalkulation oder einfach einem Blatt Papier und fügen Sie Einzelposten für jedes einzelne Detail hinzu, das Geld kosten wird. Einige dieser Gebühren werden ausgezahlt, also achten Sie darauf, alle Zahlungsfristen anzugeben. Auch vergessen Sie nicht, ein wenig Spielraum für die Möglichkeit zu lassen, das geplante Budget zu überschreiten.

Achten Sie darauf, Ihre Kosten so fein wie möglich aufzuschlüsseln und zu beschreiben. Notieren Sie sich den Betrag, den Sie ausgeben möchten, und lassen Sie eine Spalte für den Betrag, den Sie tatsächlich ausgeben werden. Indem Sie diese beiden Zahlen verfolgen, können Sie verhindern, dass Ihr Budget außer Kontrolle gerät, bevor es zu spät ist. Sie können die Kosten für ähnliche Ereignisse recherchieren, um Ihre Schätzungen genauer zu machen.

Beginnen Sie mit einem Traum, dann wird er real.


Es ist einfacher zu bearbeiten als hinzuzufügen, so dass Sie am besten ein breites Netz werfen können, wenn Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen. Entwickeln Sie, wie Ihre ideale Veranstaltung aussehen würde, wenn es keine Einschränkungen gäbe, und verschaffen Sie sich ein klares Bild davon, wie sie aussehen würde.

Nachdem du deinen Traumplan hast, gehe zurück zu diesem Entwurf mit deinem Rotstift und definiere, womit du dich zufrieden geben würdest. Welche Figuren sind wesentlich, welche nicht? Was du getan hast, ist ein Bereich, in dem du realistisch erreichen kannst. Auf diese Weise werden deine Erwartungen geerdet und es gibt weniger Chancen, dass du oder jemand ballistisch wird.

Veranstaltungsplanungssoftware verwenden?


Sie haben eine Kalkulationstabelle für Ihr Budget und haben realistische Ziele und Vorgaben für die Veranstaltung festgelegt. Wenn es nur eine Möglichkeit gäbe, das Budget zu sammeln und die Veranstaltung auf einer einzigen Plattform zu planen, mit der Sie den Fortschritt der Veranstaltung verwalten, verfolgen und dokumentieren können. Nun, es gibt eine App zur Eventplanung dafür.

Software-Tools können Ihnen helfen, das Budget zu verwalten und zu verfolgen, ob Sie über festgelegte Grenzen hinausgehen. Aber mit Projektmanagement-Software können Sie noch viel mehr tun. So können Sie beispielsweise eine Aufgabenliste erstellen und diese Aufgaben innerhalb der von Ihnen festgelegten Fristen verfolgen. Diese Aufgaben können für dich oder andere Personen sein. Mit Online-Software sind alle immer auf der gleichen Seite und können zusammenarbeiten, wenn sie nicht im selben Raum sind.

Es gibt auch ein großartiges Planungstool namens Gantt-Diagramm, das eine visuelle Zeitleiste bereitstellt, auf der Ihre Aufgaben Punkte sind, deren Dauer nach Ihren Vorgaben festgelegt wird. Wenn irgendwelche Aufgaben davon abhängen, dass eine erledigt wird, bevor die andere beginnen kann, können diese verknüpft werden, so dass der Fortschritt nicht blockiert wird.

Wissen, wann (und wann nicht) ein Eventplaner eingestellt werden soll und wann man Tontechnik mieten sollte.


Brauchst du einen Veranstaltungsplaner, jemanden, der deine Veranstaltung für dich organisiert? Jemand der dir Tontechnik vermietet ? Dies ist vielleicht der einfachste Weg, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren. Es gibt viele Gründe, eine professionelle Eventfirma oder einen Event-Planer zu beauftragen. Zum einen kann ein Eventplaner Zeit sparen. So bleibt Ihnen Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während sie sich um die Logistik kümmern.

Ein Eventmanager, Veranstaltungsplaner oder Veranstaltungsplaner hat auch Erfahrung im Verhandeln. Diese Fähigkeiten werden dir helfen, am wenigsten Geld auszugeben und das Beste herauszuholen. Eventmanagement-Unternehmen tun dies für ihren Lebensunterhalt, so dass sie nicht nur Kontakte haben und wissen, wie man verhandelt, so dass Sie es nicht müssen, sondern sie nähern sich Veranstaltungen mit einem kreativen Geist, der einzigartige Lösungen und Veranstaltungen ermöglicht, die mitschwingen.

Professionelles Eventmanagement kann jedoch seine Schattenseiten haben. Zum einen kostet es Geld. Das könnte Geld sein, das du nicht hast, oder Geld, das du in das Event selbst stecken könntest, was es unvergesslicher macht. Nicht nur das, aber du wirst viel Zeit mit dem Event-Koordinator verbringen müssen, also stelle sicher, dass du mit wem auch immer du dich entscheidest, ihn einzustellen. Daher muss die Entscheidung, ob professionelle Hilfe in Anspruch genommen wird oder nicht, sorgfältig abgewogen werden.

Durchführung der Due Diligence


Okay, sagen wir, du hast entschieden, dass du einen Veranstaltungsplaner engagieren möchtest. Was jetzt? Forschung. Bevor Sie jemanden einstellen, möchten Sie sicherstellen, dass er gut zu Ihnen und der Veranstaltung, die Sie veranstalten, passt. Sie würden nicht einen Hochzeitsplaner für eine Firmenveranstaltung behalten wollen, es sei denn, Sie wollen, dass alle betrunken sind und sich gegenseitig Kuchen ins Gesicht schlagen.

Überprüfen Sie immer, ob das Unternehmen ähnliche Ereignisse durchgeführt hat. Wenn ja, dann kennen sie Ihr Publikum, und sie haben schon einmal mit der Zielgruppe Ihrer Veranstaltung gearbeitet. In diesem Zusammenhang sollte die Planungsorganisation auch Erfahrung in der Zusammenarbeit mit jemandem wie Ihnen haben, um ein Verständnis für Ihre Bedürfnisse und Wünsche zu fördern.

Wie bei Immobilien ist der Standort entscheidend für eine erfolgreiche Veranstaltung und beim Tontechnik mieten. Ist es die Richtige Anlage, die richtige Akustik? Sie sollten überprüfen, ob Ihr Veranstaltungsplaner Erfahrung mit Ihrer Location hat und ob sein Büro in der Nähe ist. Diese und andere Fragen sollten vor dem Einsatz eines Veranstaltungsplaners gestellt werden und erleichtern den Prozess, wenn Sie endlich mit dem Bewerbungsprozess beginnen.

Multitasking nutzen


Realistisch gesehen wirst du eine Multitasking-Funktion nutzen. Du musst, das Leben verlangt es und jedes Ereignis auch. Sie verhandeln einen Vertrag, arbeiten daran, die Dienste eines anderen Anbieters zu sichern, mieten Raum, erarbeiten die Details des Menüs, etc. Es gibt immer etwas, und es scheint immer auf einmal zu geschehen.

Multitasking bekommt einen schlechten Ruf, und das ist laut Wissenschaft verdienstvoll. Tatsächlich sagen die Jungs in den weißen Mänteln, dass du nicht wirklich multitaskingst, sondern von einer Aufgabe zur anderen hin und her springst. Das klingt schwindelerregend, und vielleicht ist es wahr, dass man keiner der beiden Aufgaben seine volle Aufmerksamkeit schenkt, aber manchmal muss man sich dünn ausbreiten, um alles pünktlich zu erledigen.

Eine erfolgreiche Veranstaltung wird oft davon bestimmt, wie gut Sie eine Aufgabe priorisieren und gleichzeitig im Hintergrund an einer anderen arbeiten können. Es geht darum, Ihre Zeit zu verwalten, ohne in Ihre verschiedenen Aufgaben hineingezogen zu werden. Umgekehrt, werde nicht zielstrebig und besessen von einer Sache, während du alles andere vernachlässigst.

Halten Sie Ihren Sinn für Humor aufrecht.


Ob du einen großen Sinn für Humor hast oder nicht, ob du dich zurücklehnen und über dich selbst (und andere, warum nicht?) lachen kannst, es wird alles weniger stressig machen. Die Organisation einer Veranstaltung ist ein von Natur aus stressiges Projekt, daher wird jede Gelegenheit, eine andere Perspektive zu erhalten und die Dinge leicht zu halten, Ihrem Management und der Gesamterfahrung der Veranstaltung, die Sie so hart gearbeitet haben, helfen.

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