Veranstaltungen, Konferenzen und Messen sind enorme Investitionen für Unternehmen, die einen erheblichen Einfluss auf Geschäftsmöglichkeiten und Umsatzwachstum haben können. Mit den Kosten für Sponsoring, Reisen, Einrichtung, Verkaufsressourcen und dynamische/einnehmende Messestände ist es jedoch unerlässlich, dass Sie alles tun, was Sie können, um den Return on Investment zu maximieren – vor allem, wenn Sie Veranstaltungen im Gegensatz zu einfacheren, kostengünstigeren Vertriebs- und Marketingkanälen online rechtfertigen müssen.

Wenn Veranstaltungen nicht lukrative Möglichkeiten wären, gäbe es keine Notwendigkeit, sie zu organisieren. Treffen mit anderen Unternehmen und Nutzern auf diesen Veranstaltungen steigern nicht nur den Umsatz, sondern sind laut einem Bericht von Meetings Mean Business auch der effektivste Marketingkanal zur Erreichung wichtiger Unternehmensziele. Heute erzielt fast die Hälfte aller Marken einen ROI von 300%-500% mit Event-Meetings und Erfahrungen.

Bei so viel Potenzial und den Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, müssen die Unternehmen, die an diesen Veranstaltungen teilnehmen, ihre Aufmerksamkeit darauf richten, produktive Kontakte zu knüpfen und dauerhafte Verbindungen aufzubauen. In diesem Beitrag werden wir Ihnen zeigen, warum Sie in Veranstaltungen investieren sollten und wie Sie das Beste aus dieser Investition machen können.

Events als effektive Marketingkampagne


So effektiv Online-Marketing und Meetings auch sind, kann es ein Gefühl der Entpersönlichung geben; ein Verlust dieser menschlichen Note. Millennials bevorzugen Veranstaltungen und sehen sie als Chance, sinnvolle Verbindungen persönlich herzustellen. Erfolgreiche Marken wissen das und nutzen aktiv die Vorteile von Events, um den maximalen Nutzen zu erzielen.

Live-Events sind eine ausgezeichnete Plattform, um nicht nur Ihre Werte zu vermitteln, sondern auch Ihre Unternehmensgeschichte zu vermitteln; Sie können Ihre Werte und Ziele persönlich so diskutieren, wie es eine „Über uns“-Seite einfach nicht kann. Events sind auch der perfekte Ort, um Ihre Botschaften kreativ auszudrücken und eine physische, zeitnahe Interaktion mit Ihrer Marke und Ihren Produkten zu ermöglichen.

Veranstaltungen:

Wenn die Veranstaltung gut passt, bietet die hohe Konzentration an Kunden und qualifizierten Interessenten eine beispiellose Gelegenheit, sie persönlich zu treffen, mit Ihren Unternehmensexperten über ihre Herausforderungen zu sprechen und ihnen zu zeigen, wie man diese Herausforderungen mit Meetings, Demos, Tests, Promos usw. löst.

19% der Käufer bevorzugen es, sich in der Bewusstseinsphase des Kaufprozesses mit einem Verkäufer zu treffen, und 60% möchten sich während der Überlegungsphase mit Unternehmensexperten in Verbindung setzen, sobald eine Auswahlliste erstellt wurde. Mit Events können Sie beide Phasen für ein gezieltes Segment von warmen Leads schnell durchlaufen und gleichzeitig den fast 80% der Leads, die letztendlich mit Ihnen sprechen wollen, direkten Zugang zu Ihrem Vertriebsteam geben.

Events sind ein persönlicherer Business to Business Ansatz.
Um den ROI Ihrer Veranstaltung zu untermauern, vergleichen Sie nicht nur die Kosten der Veranstaltung mit dem Wert, den sie an sich bringt, sondern auch mit dem relativen ROI von Alternativen wie Online-Meetings.

Es gibt eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen, von dem monetären Wert, der vielen Interessengruppen zur Verfügung gestellt wird, bis hin zu weniger direkt quantifizierbaren Kennzahlen, die sich dennoch auf Ihre Vertriebs- und Marketingziele auswirken. Hier sind einige der einzigartigen Vorteile von Live-Events:

Fokussieren

Ein Vorteil ist der Anreiz für alle dort, ihre Zeit so produktiv wie möglich zu nutzen. Das Entfernen von Bildschirmen erleichtert es, persönliche Interaktionen und fokussierte Diskussionen zu führen. Es gibt weniger Lärm, was bedeutet, dass Sie in der Lage sind, Leads Ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken.

Vertrauen. Beim Verkauf geht es um Verbindungen, Beziehungen, Partnerschaften. Vertrauen in die Marke und den Service sind unerlässlich. Eine menschliche Note zu haben, gibt den Kunden die Gewissheit, dass sie nicht nur Geld an ein gesichtsloses Unternehmen geben. Im Gespräch kann ein Kunde oder Lead den Unternehmen, mit denen er Geschäfte machen möchte, ein Gesicht geben. Dies ist besonders wichtig im B2B-Kontext, wo Support und Hauptansprechpartner Dreh- und Angelpunkt einer langen und glücklichen Partnerschaft sind.

Starke Eindrücke. Persönliche Kundenansprache ist eine Chance für Unternehmen, sich vorzustellen und den wichtigsten Interessenten ein professionelles und kompetentes Gesicht zu geben. Events können es Ihnen ermöglichen, Ihre Lösungen, Ihr Markenversprechen und Ihre Persönlichkeit besser zu vermitteln, insbesondere wenn Sie ein kleines bis mittleres Unternehmen sind, das um größere Aufträge konkurriert.

Dialog. Für wichtige Kontakte bieten Live-Events die Möglichkeit zu einem intensiven Gespräch in Echtzeit – ein Dialog über ihre größten Herausforderungen und eine Demonstration, wie Sie konkret dazu beitragen können, sie zu lösen.

Ereignisse werden immer greifbarer


Die nächste Frage ist, wie man diese Vorteile von persönlichen Treffen messen kann. Veranstaltungen stellen ein enormes Potenzial dar, aber mit einer so hohen Investition und so vielen Stakeholdern sind die Erwartungen an die Verantwortlichkeit sowohl für Eventprofis als auch für Führungskräfte hoch.

Während es eine Reihe von bewährten Methoden zur Erfassung nützlicher Veranstaltungsdaten gibt, hat sich die Veranstaltungstechnik als Reaktion auf die Nachfrage nach harten Daten weiterentwickelt. Jetzt wird das Event-Engagement weitgehend durch Event-Apps und andere Technologien unterstützt, und unterstützende Analysen sind unerlässlich.

Leider endet der größte Teil des Standverkehrs und der spielerischen Menge, die eine große Anzahl wertloser Leads generiert oder nicht ausgelastet ist. Es ist eine allgemein bekannte Tatsache, dass mehr als 95% der Leads aus Events nicht in echten Geschäftswert umgewandelt werden. Hier kommen B2B-Meetings ins Spiel, da sie mit Interessenten oder Kunden vorab geplant werden können und von besonderer Bedeutung sind, wenn die Vertreter eines Unternehmens (CXOs, Fachexperten, etc.) an wichtigen Diskussionen beteiligt sind und einen konkreten ROI erzielen.

Meeting-Automatisierung: Wie Sie das Beste aus Ihrer Veranstaltung herausholen können
Ein weiterer führender Trend, der Ereignisse definiert, ist die Meeting-Automatisierung. Die meisten mittelständischen und großen Unternehmen haben erkannt, dass Veranstaltungen der Mittelpunkt von B2B-Meetings sind und benötigen Automatisierung, um die Anzahl und Qualität dieser Kundenbeziehungen zu erhöhen. Diese Meetings sind der führende Indikator für die Verkaufspipeline, die ein greifbareres Ergebnis der Veranstaltung ist und hilft, die Ausgaben zu rechtfertigen.

Was genau sind „Meeting Automation Plattformen“?

Veranstaltungsplaner und leitende Angestellte legen großen Wert auf die Terminplanung und -verwaltung, aber manuelle Prozesse sind in der Regel fehleranfällig und liefern ein nicht optimales Ergebnis. Allerdings sind Veranstaltungen und Meetings neben allem anderen, was mit der Teilnahme an einer Veranstaltung einhergeht, schwer zu managen. Glücklicherweise gibt es eine einfachere Art, die Dinge zu tun.

MAP:

Meeting-Automatisierungsplattformen, auch bekannt als MAPs, sind Plattformen, die für kritische Aufgaben wie die Planung und Verfolgung von Meetings konzipiert sind und Echtzeitstatistiken zur Analyse bereitstellen. Die Möglichkeit, Meetings mit wenigen Klicks zu planen, zu verwalten und zu analysieren, bedeutet, dass Sie sich darauf konzentrieren können, in Meetings präsent zu sein und das Beste aus Ihrer Zeit herauszuholen. Keine Abhängigkeit mehr von verlegten und unorganisierten Notizen und Informationen – Meeting-Automatisierungssysteme halten alles an einem Ort.

Die Verwendung einer MAP ermöglicht es Ihnen, die Planung von Meetings und Veranstaltungen zu ändern. Diese Systeme konnten den manuellen Aufwand für die Meeting-Planung um bis zu 80 Prozent reduzieren. Anstatt Ihre ganze Aufmerksamkeit auf den Prozess zu richten, können Sie sich also auf das Wesentliche konzentrieren – das Meeting.

Automatisierung bedeutet bessere Berichterstattung über Schlüsselbereiche


Früher war es fast unmöglich, detaillierte Analyseberichte über Schlüsselbereiche zu erhalten, heute werden sie in die Technologie geladen, mit der wir fast jede Interaktion bewältigen.

So entsteht beispielsweise eine Meeting-Planungs- und -Management-Software, die den Bedarf an optimierten Prozessen und verbesserter Rechenschaftspflicht erfüllt. Plattformen wie Jifflenow automatisieren den Workflow für Kundenbesprechungen und integrieren sich in Registrierungslösungen und Event-Apps, um eine tiefere Berichtsebene und eine verbesserte datengesteuerte Analyse zu ermöglichen.

Meetings

Meetings sind ein Sammelsurium an Informationen. Die Analyse von Meetings kann Ihnen viel über die Effizienz von Marketing- und Vertriebsteams sagen und darüber, ob sich die Bemühungen um den Abschluss des Deals gelohnt haben oder nicht. Die Anzahl der Meetings nur zu verfolgen, ist eine unvollständige Sichtweise. Metriken sind eine Notwendigkeit, um die Auswirkungen von Meetings und beeinflussten Einnahmen zu messen. Da diese Meetings eng mit den Renditen verzahnt sind, hängt die Methode zur Steigerung des Event ROI von den Meeting-Kennzahlen ab. Denn was messbar ist, kann verbessert werden.

Für CMOs und Führungskräfte ist es dank moderner Lead-Capture-Technologie einfacher denn je, Leads zu sammeln und zu verarbeiten und den ROI nach der Messe zu analysieren. B2B-Meetings sind ein Schlüsselelement bei der Steigerung der Vertriebspipeline und des Umsatzes, aber es kann schwierig sein, Meetings zu organisieren und ihre Effizienz zu beweisen. Plattformen und Technologien wie diese machen es einfach und effektiv, Investitionen in Events zu rechtfertigen und genaue ROI-Berichte bereitzustellen.

Automatisierung bedeutet Skalierbarkeit


Durch die Automatisierung sind Ereignisse besser skalierbar. Der Sinn der Automatisierung besteht darin, dass Event-Profis schneller (und mit besserer Sicherheit und Datenintegrität) arbeiten können.

Während es möglich ist, einige wenige Meetings mit manuellen Prozessen und Legacy-Tools zu organisieren, beinhalten die Events selbst oft die Organisation von 100er oder sogar 1000er Meetings mit Kunden und Interessenten. Die Durchführung von Routineaufgaben und sich wiederholenden Aufgaben mit Unterstützung der Automatisierung ermöglicht es Veranstaltern, ihre Leistungen mit nur geringem Eigenaufwand stark zu steigern. Die Verarbeitung der Informationen für einen Lead oder Teilnehmer kann mit der gleichen Anzahl von Klicks/Aktionen erfolgen wie die Verarbeitung von 1000er.

Optimierung durch Automatisierung

Durch die Automatisierung alltäglicher und sich wiederholender Aufgaben können Sie bessere Erfahrungen der Teilnehmer und bessere Ergebnisse erzielen. Veranstaltungsplaner, die MAPs und andere Automatisierungen nutzen, können sich auf die kreative und menschliche Seite der Planung konzentrieren. Die Unterstützung durch einen automatisierten Prozess gibt Ihnen mehr Ruhe, Freiheit und Zeit, das zu tun, was Sie am besten können, ohne Ablenkungen.

Gleiches gilt für Vertriebsmitarbeiter, Experten und Führungskräfte, die an diesen Veranstaltungen teilnehmen. Die Meeting-Automatisierung macht die Planung, Verwaltung und Verfolgung von Meetings einfach und sicher, so dass sie sich auf qualitativ hochwertige Diskussionen, dauerhafte Verbindungen und maximale Gewinne konzentrieren können.

Automatisierung?

Automatisierung bedeutet mehr Datensicherheit, Compliance und Integrität.
Die Automatisierung von Meetings sorgt auch für sicherere Meetings und die Einhaltung strenger Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften. E-Mails und Tabellenkalkulationen sind einfach nicht die zuverlässigsten Werkzeuge, wenn es um geschäftskritische Daten geht. Im Fehlerfall entstehen hohe Opportunitätskosten, und mit den GDPR-Regeln kann es zu Problemen bei der Nutzung von E-Mails kommen. Mit weniger manueller Protokollierung und Aufgabenverwaltung können die gleichen Aufgaben von weniger Personen mit einer höheren Sicherheitsstufe erledigt werden.

Darüber hinaus müssen sich Datenmanager bei Daten, die ohne manuelle Eingabe von System zu System fließen, nur um die Integrität der Quelldaten kümmern und laufen nicht Gefahr, diese zu beschädigen, da sie sie an verschiedenen Stellen manuell reproduzieren.

Automatisierung und Statistiken

Automatisierung bedeutet einen besseren ROI
Die Automatisierung nimmt Ihnen das Rätselraten bei der Messung von Statistiken ab, so dass Sie bessere Geschäftsentscheidungen treffen können. Eine Meeting-Automatisierungsplattform kann weitaus detailliertere Einblicke in Bereiche wie die Anzahl der akzeptierten Einladungen, die durchschnittliche Geschäftsgröße, die Anzahl der Meetings pro abgeschlossenem Geschäft und vieles mehr bieten. Diese Art von Daten ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, den Erfolg der Veranstaltungsteilnahme zu bewerten und den ROI zu ermitteln. Lead- und Konversionskennzahlen stehen zur Verfügung, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, in welche Veranstaltungen Sie in Zukunft investieren sollten.

Mit Automatisierungsplattformen wie Jifflenow können Sie tief in die Echtzeit-Metriken eintauchen und die Erfolgsrate verschiedener Demos, Verkäufer-Ranglisten, die Nutzung von Besprechungsräumen und mehr messen. Dies ermöglicht es Ihnen, AB-Tests durchzuführen und Ihren Ansatz entsprechend anzupassen. Unkomplizierte und genaue Kennzahlen sagen Ihnen, welche Investitionen in Live-Erfahrungen die besten Ergebnisse erbracht haben und ermöglichen zukünftige Verbesserungen.

Wie können Sie MAPs in Ihre nächste Veranstaltung integrieren?

Nachdem wir nun über die Vorteile von MAPs gesprochen haben, sind Sie vielleicht versucht, sie selbst auszuprobieren. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrem MAP herauszuholen:

VOR DER VERANSTALTUNG

Machen Sie eine Bestandsaufnahme, wer an der Veranstaltung teilnimmt, und nutzen Sie Ihre MAP zur Planung und Organisation Ihrer Meetings. Einige MAPs können sogar vorhersagen, welche Art von Teilnehmern an der Veranstaltung teilnehmen werden, so dass Sie die Möglichkeit haben, bestimmte demografische Daten zu berücksichtigen.
Mit einem klaren Bild davon, wer an der Veranstaltung teilnimmt, werden Sie selbstbewusster sein, wer ein Lead sein könnte und wer während der Veranstaltung das Ziel sein sollte.


WÄHREND DER VERANSTALTUNG

Behalten Sie den Überblick über Ihre Buchungen. MAPs sind so konzipiert, dass jeder, vom Außendienst bis zum Management, weiß, wohin er gehen muss und dass keine Zimmer doppelt gebucht werden.
Sie wissen sofort, wann Meetings stattgefunden haben und können Notizen in Echtzeit überprüfen.
Müssen Sie in letzter Minute eine Anpassung vornehmen? MAPs sind flexibel und Meetings können bei Bedarf geändert werden.


NACH DER VERANSTALTUNG

Verfolgen Sie detaillierte Kennzahlen und analysieren Sie, welche Aspekte am effektivsten und am wenigsten wirksam waren.
Bewerten Sie einfach Ihren Gewinn und sehen Sie, wie Sie Ihren ROI maximiert haben.
Stärkung der Teamverantwortung durch transparente Daten.
Vergleichen Sie Ihre Leistung im Laufe der Zeit und sehen Sie, wie stark Sie wachsen.

SCHLUSSFOLGERUNG


Da Veranstaltungen für Unternehmen so wichtige Chancen bieten und oft sehr hohe Einsätze mit sich bringen, ist es unerlässlich, dass jedes Meeting Ihre Investition in die Veranstaltung rechtfertigt. Die Begegnung mit Kunden und anderen Unternehmen treibt die Vertriebskette voran und kann zu langfristigen Beziehungen führen. Es ist jedoch schwierig, Ihren Erfolg in Echtzeit in der Zeit zwischen den Meetings bei hektischen Ereignissen zu verfolgen.

Meeting-Automatisierungssysteme nehmen Ihnen das Rätselraten von Analysen ab, indem sie untergeordnete Aufgaben übernehmen, Ihnen bei der Verwaltung der Veranstaltung helfen und Ihnen genaue und detaillierte Daten zur Verfügung stellen, die Sie in Zukunft aufnehmen und anpassen können. Die Planung und Vermarktung einer Veranstaltung ist bereits schwierig genug; die Unterstützung durch ein Qualitätssystem kann Ihnen einiges abnehmen.