Wie jeder professionelle Veranstaltungsplaner weiß, sind keine zwei Veranstaltungen gleich. Das sollten sie auch nicht. Einer der Gründe, warum Ihre Kunden sich überhaupt für einen Eventplaner entschieden haben, ist der Wunsch nach einer personalisierten, originellen Veranstaltung. Einen einzigartigen Ansatz für jede Veranstaltung zu wählen, ist auch ein Aspekt der Veranstaltungsplanung, der viele Planer anspricht, da er die Möglichkeit bietet, Ihre Kreativität und Phantasie bei der Durchführung einer einzigartigen Veranstaltung zu entfalten. Entspannen Sie sich also, setzen Sie Ihre kreative Denkweise auf und betrachten Sie diese verschiedenen, kreativen Ideen zur Veranstaltungsplanung.

Kreative Ideen zur Eventplanung
Lassen Sie sich nicht vom Event-Budget in den Weg stellen.

Es versteht sich von selbst, dass ein großes Veranstaltungsbudget größere Möglichkeiten bietet, um den besten Ort für Ihre Veranstaltung, den besten Caterer oder die beste Unterhaltung zu finden. Das bedeutet aber nicht, dass solche Ereignisse mit kleineren Budgets auf der Strecke bleiben müssen in den Bereich der Mittelmäßigkeit. Es bedeutet einfach, dass Sie Ihre Kreativität einsetzen müssen, um die Haushaltsbeschränkungen zu umgehen.

Wählen Sie ein Veranstaltungsthema und einen Titel aus.

Die Auswahl eines Themas für Ihre Veranstaltung ist der erste Schritt, um Ihre Veranstaltung von anderen abzuheben. Dieses Thema treibt viele andere Komponenten Ihrer Veranstaltung an, von der Location, der Einladung, dem Dekor, der Unterhaltung und mehr. Überspringen Sie also nicht diesen entscheidenden Teil – widerstehen Sie der Versuchung, etwas Einfaches auszuwählen, um einfach den Ball in den Planungsprozess zu bringen. Wenn Sie ein Thema in Betracht ziehen, erstellen Sie eine Liste aller verschiedenen Möglichkeiten, wie dieses Thema in andere Elemente der Veranstaltung integriert werden kann.

Kreative Möglichkeiten, Ihr Thema zu integrieren

Wenn das Thema Ihrer Firmenveranstaltung eine Strandparty ist, wäre es natürlich sinnvoll, Ihre Veranstaltung an einem Strandort durchzuführen. Allerdings können Budgets und geografische Lage diesem Begriff ein schnelles Ende setzen. Das bedeutet nicht, dass Sie ein anderes Thema auswählen müssen! Es bedeutet, dass Sie kreativ denken müssen, um Wege zu erkunden, wie Sie dieses Thema in andere, erschwinglichere oder logistisch verwaltbare Wege integrieren können. Hier sind ein paar kreative Ideen für die Veranstaltungsplanung.

Veranstaltungsort

Wenn Ihre Gäste für dieses Event nicht an die weißen Sandstrände gelangen können, dann bringen Sie sie zu ihnen. Wenn es der Veranstaltungsort zulässt, lassen Sie einen Teil des Veranstaltungsraums absperren und mit Sand füllen. Füge ein Beachvolleyballnetz hinzu, wenn dein Thema mehr „Spaß in der Sonne“ ist, und ermutige die Gäste, ihre Zehen in den Sand zu stecken. Oder fügen Sie eine große Strandkulisse hinzu, mieten Sie eine Tiki-Bar und genießen Sie die Geräusche von sanft krachenden Wellen im Hintergrund.

Unterhaltung

Die Miete der richtigen Unterhaltung kann Ihr Veranstaltungsthema wirklich auf die nächste Stufe heben. Wenn Sie eine Eventmeilensteinparty planen, sei es geschäftlich oder persönlich, dann sollten Sie einen DJ engagieren, der nur Musik aus einer bestimmten Zeit spielt. Wenn die Stimmung bei Ihrer Veranstaltung ruhiger ist, erkunden Sie die Beschäftigung einiger Instrumentalisten, um die passende Musik nebenbei zu spielen. Um Ihre Veranstaltung wirklich individuell zu gestalten, beauftragen Sie eine A-Capella-Gruppe mit der Aufführung von Songs, die für den Gast geschrieben wurden, egal ob es sich dabei um eine Person oder eine Organisation handelt.

Wenn das Budget für Unterhaltung ein Problem ist, wenden Sie sich an lokale Schulen in der Region und erkundigen Sie sich, ob sie irgendwelche Schülermusiker haben, die verfügbar sind.

Dekor

Das erste, was Ihre Gäste bei der Ankunft auf Ihrer Veranstaltung sehen werden, ist das Dekor. Dekorationen machen einen starken Eindruck, dass Ihre Gäste sie zu Ihrer Veranstaltung mitnehmen werden, also stellen Sie sicher, dass alle Elemente, die Sie wählen, diesen „Wow“-Faktor haben. Betrachten Sie ein großes aufblasbares Set außerhalb des Eingangsbereichs oder eine bunte Beleuchtung innerhalb des Veranstaltungsortes anstelle von standardmäßigen weißen Lichtern. Vergessen Sie nicht die Herzstücke: Ihre Gäste sitzen eine ganze Weile da und schauen sich an, was Sie auswählen. Verwenden Sie farbenfrohe Tischaufsätze, die Energie und ein festliches Element hinzufügen. Beispielsweise Topfpflanzen, die mit nach Hause genommen werden können, oder ermutigen Sie zu kleinen Spielen und Interaktion.

Lebensmittel und Getränke

Nichts bietet sich für Kreativität an wie die Küche. Teriyaki gegrilltes Huhn mit frischen Ananasscheiben ist viel schmackhafter und unvergesslicher für eine Strandparty als herkömmliches gegrilltes Huhn. Wenn Ihre Veranstaltung ein Grillfest ist, bieten Sie eine Bar mit verschiedenen BBQ-Saucen, die die Gäste auf ihren Tellern anrichten können, und große Papierlätzchen, um sich in das Fest zu stürzen. Große Cookies mit dem Firmenlogo, dem Schulemblem oder dem Meilenstein-Geburtstag sind viel interessanter als Ihre Standard-Tarif-Cookieplatte.

Eine hausgemachte Sodabar mit aromatisierten Sirupen, in der die Gäste Anweisungen befolgen können, um ihre eigenen zu kreieren, macht mehr Spaß, als aus einer 64 oz. Flasche zu gießen. Nicht sicher, wie viel Essen Sie für Ihre Veranstaltung bestellen müssen dann bestellen sie lieber zu viel!

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Während die Welt immer virtueller wird, gibt es keinen Ersatz für die persönliche Interaktion mit Ihren Kunden, und deshalb wenden sich Marketingspezialisten zunehmend an Kundenveranstaltungen, um Engagement, Loyalität und Ergebnisse zu steigern!

Tatsächlich geben 98% der Kunden an, dass sie nach dem Besuch einer ihrer Veranstaltungen eher bereit sind, bei einem Unternehmen einzukaufen, und 74% der Kunden haben nach einer persönlichen Veranstaltung einen besseren Eindruck von einem Unternehmen. Sie können es sich nicht leisten, diese Gelegenheit zu verpassen! Wie können Sie also die Erfüllung Ihrer Kundenbedürfnisse in Einklang bringen und gleichzeitig die Veranstaltung für beide Seiten vorteilhaft und kostengünstig gestalten?

Hier sind die Top 5 Dinge, die Ihre Kunden von Ihren Veranstaltungen erwarten und wie Sie sie nutzen können, um sich von Ihrer Konkurrenz zu unterscheiden und den „Return on Investment“ (ROI) Ihrer Kundenveranstaltungen zu steigern.

5 Dinge beachten und „Gewinnen“

Input geben!

Wenn Sie wissen wollen, was Ihre Kunden bei Ihren Veranstaltungen wollen, fragen Sie sie einfach! Umfragen sind zwar skalierbar, bieten Ihnen aber kein gutes interaktives Forum für Input. Eine der clevereren Möglichkeiten ist die Einrichtung eines Kundenkomitees, das Ihnen bei der Planung Ihrer Kundenveranstaltung hilft. Es ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, Ideen und Feedback zu erhalten, sondern Sie werden auch Kunden mit „Skin in the Game“ haben, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird. Diese Gruppe wird die Befürworter werden, die helfen, die Veranstaltung zu bewerben und sicherstellen, dass sie für die Teilnehmer von hohem Wert ist. Ein Sieg für alle!

Menschen wollen ein persönliches Erlebnis.

Jeder Kunde hat das Gefühl, dass seine Bedürfnisse einzigartig für sein Unternehmen sind, und er wird das Gefühl haben wollen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, ein Erlebnis zu schaffen, das speziell auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die Erstellung persönlicher Agenden für Teilnehmer, die Anleitung zu den zu besuchenden Sitzungen und die Entwicklung persönlicher Nachrichten, die über die mobile App übermittelt werden, sind einfache Möglichkeiten, Ihren Kunden das Gefühl zu geben, dass sie ein einzigartiges Erlebnis hatten.

Ich habe auch andere kreative Ansätze gesehen, wie handschriftliche Notizen in Kundenhotels oder wenn Sie Ihren Kunden wirklich beeindrucken wollen, nutzen Sie RFID, Leuchttürme oder Wearables, mit denen Sie Ihren Kunden eine Zusammenfassung der „Kundenreise“ liefern können. Sie können sehen, wo sie Zeit verbracht haben, Kopien der von ihnen besuchten Sitzungsfolien und alle zusätzlichen Informationen, die sie während der Veranstaltung angefordert haben. Dies ist ein langer Weg, und Sie können all dies so zuschneiden, dass Ihre Kunden in die beste Position kommen, um mehr über Produkte zu erfahren, die für ihre Bedürfnisse am sinnvollsten sind! Vorteile für alle!

Sie wollen gebildet werden.

Kunden wollen nicht das Gefühl haben, dass sie zu Ihrer Veranstaltung kommen, um verkauft zu werden! Aber sie wollen etwas lernen, während sie dort sind. Halten Sie Sitzungen, Demos und die Tagesordnung auf Themen konzentriert, bei denen der Kunde darüber informiert wird, warum Ihre Produkte/Dienstleistungen berücksichtigt werden sollten.

Zum Beispiel:

Welches Risiko mindert Ihr Produkt, über das Sie informiert werden müssen?

Wie wird Ihr Produkt ihnen helfen, die Einhaltung bestimmter regulatorischer Anforderungen zu gewährleisten?

Wie hat ein anderer Kunde Ihr Produkt auf eine einzigartige Weise genutzt, die dazu beigetragen hat, eine große Herausforderung zu lösen, die andere Kunden vielleicht haben?

Dies sind großartige Möglichkeiten für Ihre Kunden, sich zu bilden, ohne sich zu fühlen, wie alles, was Sie getan haben, war die Förderung Ihres Produkts/Dienstleistung und sie gehen mit einem besseren Verständnis davon, wie Ihr Produkt ihnen helfen könnte, greifbare Vorteile zu erkennen.

Sie wollen sich besonders fühlen.
Menschen lieben es, Teil exklusiver, besonderer Dinge zu sein, die ihre Wertschätzung für ihr Geschäft zeigen. Einige der Dinge, die Sie bei Kundenveranstaltungen tun können, um dies zu unterstreichen, sind:

VIP-Dinner und -Veranstaltungen (bilden Sie exklusive Gruppen basierend auf der Dauer der Zeit als Kunde, den Ausgaben als Kunde, etc.)
Roundtables mit Führungskräften in Ihrem Unternehmen, damit sie die Vision des Unternehmens verstehen, einen Einblick in die Zukunft erhalten und eine „Stimme“ haben, die in einem intimen Rahmen gehört wird.
Anerkennungsereignisse, bei denen bestimmte Kunden für eine wichtige Leistung hervorgehoben werden (vorzugsweise als Ergebnis Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung).
Diese Art von Programmen schaffen sehr treue Kunden, die Ihre Lobpreisungen singen und der größte Verfechter Ihrer Produkte und Dienstleistungen werden. Sie können nichts falsch machen, indem Sie Ihre Wertschätzung für das Geschäft eines Kunden zeigen!

Sie wollen ein unvergessliches Erlebnis.

Es geht nicht nur um Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Dienstleistungen. Einige der erfolgreichsten Kundenveranstaltungen beinhalten „spezielle Programme“, an denen die Kunden teilnehmen können und die bleibende Erinnerungen schaffen.

Zum Beispiel, fügen Sie hinzu:

Eine Wohltätigkeitsveranstaltung (wie ein Habitat for Humanity Projekt)
Ein Straßenrennen
Eine besondere Lernerfahrung (z.B. Malunterricht oder Weinherstellung)
Gamifikation (Schnitzeljagden, Wettbewerbe, etc.)
Diese Art von Programmen macht viel Spaß und fördert die Loyalität, ein Gefühl des Stolzes und ein Gefühl von Teambuilding und Networking, das Ihre Kunden schätzen werden! All dies geschieht, während Sie eine signifikante Markentreue bei Ihren Kunden aufbauen. Nicht nur das, sondern auch die Bereitstellung unvergesslicher Events für Ihre Kunden wird einen erheblichen Einfluss auf Ihren Event ROI haben und Sie von Ihren Mitbewerbern abheben.

Fazit

Während alle Unternehmen und ihre Kunden unterschiedlich sind, wollen die meisten Kunden dasselbe von Kundenveranstaltungen – hohen Wert, ein Gefühl der Wertschätzung, etwas Bildung, Rücksicht auf ihren Input und ihr Feedback und eine ansprechende Erfahrung, die sie nicht vergessen! Die Schaffung eines wirkungsvollen Kundenevents, das Ihren Kunden einen enormen Mehrwert bietet, wird immer einen signifikanten Einfluss auf Ihre Kundenzufriedenheit und -loyalität haben und Sie gleichzeitig von Ihren Mitbewerbern unterscheiden – und das bedeutet immer einen ROI!

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Examples Aufbau von Tontechnik

Was wirst du tun? Dein großes Ereignis rückt näher, noch schneller als du erwartet hast. Du hast dich noch nichtmal darum gekümmert die Tontechnik zuz mieten ! Wir haben keine Zeit mehr! Argh! Du könntest dir die Haare ausreißen, aber das könnte die Bilder ruinieren. Eine andere Möglichkeit ist, sich in ein Monster für die Eventplanung zu verwandeln, wie eine Brautzilla oder eine Werplaner, und glaub mir, es gibt solche Kreaturen.

Allerdings sollte es immer der letzte Ausweg sein, ein Monster zu werden. Um diese ungebührlichen Veränderungen zu verhindern, gibt es Methoden und Werkzeuge für die Veranstaltungsplanung, mit denen Sie eine überschaubare und angenehme Hochzeit, Benefizveranstaltung, Produkteinführung oder was auch immer Ihre Veranstaltung sein mag, gestalten können. Außerdem gibt es viele gute Firmen, bei denen du Tontechnik mieten kannst.

Ja, es gibt Möglichkeiten, um zu vermeiden, dass die Kosten in die Höhe schnellen und andere Horrorgeschichten, von denen man hört, wenn Veranstaltungspläne aus den Fugen geraten. Auch Sie können eine unvergessliche Veranstaltung erfolgreich planen, wenn Sie die Geheimnisse dieser Masterplaner – Projektmanager – kennen. Denken Sie wie ein Projektmanager, und ob Sie ein Profi für Veranstaltungsplanung oder ein Anfänger sind, der Ihre erste Veranstaltung plant, Sie werden aus diesen sieben Tipps lernen.

erfolgreiche Eventplanung inklusive Projektmanagement

Kennen Sie Ihr Budget – eher Tontechnik mieten als gleich kaufen…


Wenn du nicht definiert hast, wie viel Geld du für eine Veranstaltung ausgeben wirst, dann definiert die Veranstaltung deine Kosten für dich. Das ist nicht etwas, was du willst. Vielleicht bist du aus Geld gemacht oder hast einen Cousin, der ein Fälscher ist. Aber die meisten von uns arbeiten mit begrenzten Mitteln. Wir müssen das Beste aus unserem Geld herausholen.

Beginnen Sie mit einer Tabellenkalkulation oder einfach einem Blatt Papier und fügen Sie Einzelposten für jedes einzelne Detail hinzu, das Geld kosten wird. Einige dieser Gebühren werden ausgezahlt, also achten Sie darauf, alle Zahlungsfristen anzugeben. Auch vergessen Sie nicht, ein wenig Spielraum für die Möglichkeit zu lassen, das geplante Budget zu überschreiten.

Achten Sie darauf, Ihre Kosten so fein wie möglich aufzuschlüsseln und zu beschreiben. Notieren Sie sich den Betrag, den Sie ausgeben möchten, und lassen Sie eine Spalte für den Betrag, den Sie tatsächlich ausgeben werden. Indem Sie diese beiden Zahlen verfolgen, können Sie verhindern, dass Ihr Budget außer Kontrolle gerät, bevor es zu spät ist. Sie können die Kosten für ähnliche Ereignisse recherchieren, um Ihre Schätzungen genauer zu machen.

Beginnen Sie mit einem Traum, dann wird er real.


Es ist einfacher zu bearbeiten als hinzuzufügen, so dass Sie am besten ein breites Netz werfen können, wenn Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen. Entwickeln Sie, wie Ihre ideale Veranstaltung aussehen würde, wenn es keine Einschränkungen gäbe, und verschaffen Sie sich ein klares Bild davon, wie sie aussehen würde.

Nachdem du deinen Traumplan hast, gehe zurück zu diesem Entwurf mit deinem Rotstift und definiere, womit du dich zufrieden geben würdest. Welche Figuren sind wesentlich, welche nicht? Was du getan hast, ist ein Bereich, in dem du realistisch erreichen kannst. Auf diese Weise werden deine Erwartungen geerdet und es gibt weniger Chancen, dass du oder jemand ballistisch wird.

Veranstaltungsplanungssoftware verwenden?


Sie haben eine Kalkulationstabelle für Ihr Budget und haben realistische Ziele und Vorgaben für die Veranstaltung festgelegt. Wenn es nur eine Möglichkeit gäbe, das Budget zu sammeln und die Veranstaltung auf einer einzigen Plattform zu planen, mit der Sie den Fortschritt der Veranstaltung verwalten, verfolgen und dokumentieren können. Nun, es gibt eine App zur Eventplanung dafür.

Software-Tools können Ihnen helfen, das Budget zu verwalten und zu verfolgen, ob Sie über festgelegte Grenzen hinausgehen. Aber mit Projektmanagement-Software können Sie noch viel mehr tun. So können Sie beispielsweise eine Aufgabenliste erstellen und diese Aufgaben innerhalb der von Ihnen festgelegten Fristen verfolgen. Diese Aufgaben können für dich oder andere Personen sein. Mit Online-Software sind alle immer auf der gleichen Seite und können zusammenarbeiten, wenn sie nicht im selben Raum sind.

Es gibt auch ein großartiges Planungstool namens Gantt-Diagramm, das eine visuelle Zeitleiste bereitstellt, auf der Ihre Aufgaben Punkte sind, deren Dauer nach Ihren Vorgaben festgelegt wird. Wenn irgendwelche Aufgaben davon abhängen, dass eine erledigt wird, bevor die andere beginnen kann, können diese verknüpft werden, so dass der Fortschritt nicht blockiert wird.

Wissen, wann (und wann nicht) ein Eventplaner eingestellt werden soll und wann man Tontechnik mieten sollte.


Brauchst du einen Veranstaltungsplaner, jemanden, der deine Veranstaltung für dich organisiert? Jemand der dir Tontechnik vermietet ? Dies ist vielleicht der einfachste Weg, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren. Es gibt viele Gründe, eine professionelle Eventfirma oder einen Event-Planer zu beauftragen. Zum einen kann ein Eventplaner Zeit sparen. So bleibt Ihnen Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während sie sich um die Logistik kümmern.

Ein Eventmanager, Veranstaltungsplaner oder Veranstaltungsplaner hat auch Erfahrung im Verhandeln. Diese Fähigkeiten werden dir helfen, am wenigsten Geld auszugeben und das Beste herauszuholen. Eventmanagement-Unternehmen tun dies für ihren Lebensunterhalt, so dass sie nicht nur Kontakte haben und wissen, wie man verhandelt, so dass Sie es nicht müssen, sondern sie nähern sich Veranstaltungen mit einem kreativen Geist, der einzigartige Lösungen und Veranstaltungen ermöglicht, die mitschwingen.

Professionelles Eventmanagement kann jedoch seine Schattenseiten haben. Zum einen kostet es Geld. Das könnte Geld sein, das du nicht hast, oder Geld, das du in das Event selbst stecken könntest, was es unvergesslicher macht. Nicht nur das, aber du wirst viel Zeit mit dem Event-Koordinator verbringen müssen, also stelle sicher, dass du mit wem auch immer du dich entscheidest, ihn einzustellen. Daher muss die Entscheidung, ob professionelle Hilfe in Anspruch genommen wird oder nicht, sorgfältig abgewogen werden.

Durchführung der Due Diligence


Okay, sagen wir, du hast entschieden, dass du einen Veranstaltungsplaner engagieren möchtest. Was jetzt? Forschung. Bevor Sie jemanden einstellen, möchten Sie sicherstellen, dass er gut zu Ihnen und der Veranstaltung, die Sie veranstalten, passt. Sie würden nicht einen Hochzeitsplaner für eine Firmenveranstaltung behalten wollen, es sei denn, Sie wollen, dass alle betrunken sind und sich gegenseitig Kuchen ins Gesicht schlagen.

Überprüfen Sie immer, ob das Unternehmen ähnliche Ereignisse durchgeführt hat. Wenn ja, dann kennen sie Ihr Publikum, und sie haben schon einmal mit der Zielgruppe Ihrer Veranstaltung gearbeitet. In diesem Zusammenhang sollte die Planungsorganisation auch Erfahrung in der Zusammenarbeit mit jemandem wie Ihnen haben, um ein Verständnis für Ihre Bedürfnisse und Wünsche zu fördern.

Wie bei Immobilien ist der Standort entscheidend für eine erfolgreiche Veranstaltung und beim Tontechnik mieten. Ist es die Richtige Anlage, die richtige Akustik? Sie sollten überprüfen, ob Ihr Veranstaltungsplaner Erfahrung mit Ihrer Location hat und ob sein Büro in der Nähe ist. Diese und andere Fragen sollten vor dem Einsatz eines Veranstaltungsplaners gestellt werden und erleichtern den Prozess, wenn Sie endlich mit dem Bewerbungsprozess beginnen.

Multitasking nutzen


Realistisch gesehen wirst du eine Multitasking-Funktion nutzen. Du musst, das Leben verlangt es und jedes Ereignis auch. Sie verhandeln einen Vertrag, arbeiten daran, die Dienste eines anderen Anbieters zu sichern, mieten Raum, erarbeiten die Details des Menüs, etc. Es gibt immer etwas, und es scheint immer auf einmal zu geschehen.

Multitasking bekommt einen schlechten Ruf, und das ist laut Wissenschaft verdienstvoll. Tatsächlich sagen die Jungs in den weißen Mänteln, dass du nicht wirklich multitaskingst, sondern von einer Aufgabe zur anderen hin und her springst. Das klingt schwindelerregend, und vielleicht ist es wahr, dass man keiner der beiden Aufgaben seine volle Aufmerksamkeit schenkt, aber manchmal muss man sich dünn ausbreiten, um alles pünktlich zu erledigen.

Eine erfolgreiche Veranstaltung wird oft davon bestimmt, wie gut Sie eine Aufgabe priorisieren und gleichzeitig im Hintergrund an einer anderen arbeiten können. Es geht darum, Ihre Zeit zu verwalten, ohne in Ihre verschiedenen Aufgaben hineingezogen zu werden. Umgekehrt, werde nicht zielstrebig und besessen von einer Sache, während du alles andere vernachlässigst.

Halten Sie Ihren Sinn für Humor aufrecht.


Ob du einen großen Sinn für Humor hast oder nicht, ob du dich zurücklehnen und über dich selbst (und andere, warum nicht?) lachen kannst, es wird alles weniger stressig machen. Die Organisation einer Veranstaltung ist ein von Natur aus stressiges Projekt, daher wird jede Gelegenheit, eine andere Perspektive zu erhalten und die Dinge leicht zu halten, Ihrem Management und der Gesamterfahrung der Veranstaltung, die Sie so hart gearbeitet haben, helfen.

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Präsentationen gibt es schon seit langem. Tatsächlich ist es schwierig, jemanden zu sehen, der sich nicht auf das Gefühl bezieht, in einem Raum stecken zu bleiben, und dann zu sehen, wie ein Moderator langsam durch verschiedene Folien blättert. Das ist nicht nur keine unterhaltsame Art und Weise, Informationen auszutauschen, sondern kann leider auch eine gute Möglichkeit sein, ein Publikum einzuschläfern.

Alle Veranstaltungsplaner wissen, wie wichtig es ist, die Aufmerksamkeit eines Publikums mit überzeugenden Informationen zu erregen. Die größte Herausforderung, die die meisten Präsentationsdesigner bewältigen müssen, ist die Erstellung von Folieninhalten, die das Publikum informieren und gleichzeitig unterhalten. Die Konzentration der Zuhörer während der gesamten Präsentation ist ein fortlaufender Prozess für jeden, unabhängig von Ihrem Erfahrungsgrad, denn die Erwartungen des Publikums ändern sich ständig.

Häufige Darstellungsfehler die man vermeiden sollte

Zu viele Informationen liefern: Die meisten Moderatoren respektieren die Aufmerksamkeitsspanne ihrer Zuhörer nicht. Ihre Präsentation sollte prägnant und direkt auf den Punkt gebracht werden. Wenn jemand im Publikum eine Frage hat oder eine Klarstellung zu diesem Thema benötigt, kann am Ende der Präsentation eine Sitzung erstellt werden. Eine Überlastung des Publikums ist ein sicherer Weg, um sie zu verlieren.

Ich achte nicht auf das Publikum: Als Moderator solltest du dich nicht so in deine Welt vertiefen, dass du die Körpersprache deines Publikums ignorierst. Halten Sie den Augenkontakt so weit wie möglich aufrecht, damit sie sich nicht ignoriert fühlen.

Wenig oder gar keine Vorbereitung: Es ist fast unmöglich, eine Präsentation an einem Tag vorzubereiten und zu lernen. Es erfordert mehr Zeit und Übung. Wenn du ohne zu üben hineingehst, wird dein Publikum schnell bemerken, dass du nicht vorbereitet bist. Eine angemessene Vorbereitung hilft Ihnen auch, Ihre Nerven zu kontrollieren.

Also, was können Sie bei der Gestaltung einer Event-Präsentation tun, um Ihr Publikum mit dem Thema vertraut zu machen und Ihre Präsentation unvergesslich zu machen?

Versetzen Sie sich in die richtige Stimmung:

Ein fantastisches Präsentationsdesign geht über das hinaus, was auf dem Bildschirm gezeigt wird und wie der Moderator die Informationen an die Zuhörer weitergibt. Auch wenn sie für den Erfolg entscheidend sind, gibt es andere Dinge, auf die ein Event-Moderator achten sollte, wie z.B. die Stimmung im Raum, einschließlich Sicht, Beleuchtung und Sitzanordnung, insbesondere die hinteren Plätze.

Es ist leicht, die Bedeutung von Ambiente zu ignorieren, aber stellen Sie sich vor, wie effektiv es für Ihre Stimmung zu Hause ist. Für etwas Entspannung am Abend dimmen Sie das Licht oder verwenden eine Lampe. Ein sehr heller Raum ist vielleicht nicht das Beste zum Entspannen und Entspannen. Daher bringt die Verwendung der richtigen Farben in Präsentationen auch die Konzentration des Publikums, Farben wie Blau, Orange und Grün. Vermeiden Sie die Verwendung von Farben, die zu dunkel, hell oder mit unterschiedlichen Farben gefüllt sind, die schwer zu erkennen sind.

Interagieren Sie mit dem Publikum:

In der heutigen Welt wird viel Wert auf die Bedeutung der Interaktion mit den Kunden gelegt. Dies wird vor allem dadurch erreicht, dass Sie ein besseres Erlebnis durch Social Media, mobile Apps und Ihre Website schaffen. Dies gilt auch für den Präsentationsort und diejenigen, die über genügend Selbstvertrauen verfügen, um mit ihren Zuhörern in Kontakt zu treten.

Eine gute Interaktion kann alles sein, von etwas Humor, Geschichtenerzählen, der Verwendung von Technologie, die eine Reaktion des Publikums erfordert, oder der Einbeziehung von Menschen im Verlauf der Präsentation. Obwohl dies zunächst nicht in der Verantwortung des Präsentationsdesigners liegt, wird jeder gute Designer ein Teil der Lieferung einer Präsentation sein wollen, so dass er das Storyboard und die gesamte Botschaft, die er durch das Design darstellen muss, verstehen kann.

Machen Sie es klar und prägnant:

Damit Sie Ihre wichtigste Botschaft behalten, sollten Sie Ihre Präsentation kurz und bündig halten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist, die Präsentation mit allen Inhalten, die Sie abdecken möchten, zu gestalten, unabhängig davon, wie viel sie ist, und sie dann auf die Hälfte zu reduzieren. Dieser Prozess mag zunächst schmerzhaft und unmöglich erscheinen, aber wenn Sie einmal begonnen haben, werden Sie Wege finden, ihn zu reduzieren. Das macht das, was danach übrig bleibt, mächtiger und wichtiger.

Eine weitere zu berücksichtigende Tatsache ist die Zeit, die Sie dem Präsentator für jede Folie zur Verfügung stellen. Der effektivste Weg, dies zu erreichen, ist, den Text auf dem Bildschirm auf einen Satz pro Folie zu beschränken, mit einigen überzeugenden Bildern, die den Rest der Botschaft ausmachen. Dies wird die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf sich ziehen und Sie daran hindern, es auszuschalten, sobald es eine Wand aus Worten auf dem Bildschirm sieht

Details sind wichtig:

Jetzt, da Sie die wichtigsten Aspekte verstehen, ist es nun mehr an der Zeit, sich auf die Details Ihrer Präsentation zu konzentrieren. Denken Sie darüber nach, was Ihre Präsentation auszeichnet. Verwenden Sie zunächst große Schriftgrößen auf jeder Folie. Vermeiden Sie es, viele Wörter in eine Folie einzufügen, also nutzen Sie den Platz, den Sie haben. Je größer die Schrift, desto einfacher wird es für Ihr Publikum zu lesen sein und desto besser bleiben die Informationen erhalten.

Um die beste Event-Präsentation zu erhalten, können Sie eine professionelle Präsentationsagentur beauftragen. Alternativ können Sie die Aufgabe aber auch einfach ins Haus holen, wenn Sie über die nötigen Ressourcen verfügen. Die meisten Spezialagenturen verfügen über jahrelange Erfahrung in der reinen Präsentationsgestaltung sowie in der Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen.

Andere Generalagenturen sind ebenfalls praktikable Optionen, aber natürlich werden sie nicht das gleiche Maß an Erfahrung haben, und mit nur 1 Chance, manchmal die richtige Botschaft in einer Präsentation zu vermitteln, ist es wichtig, einen Experten für das Design Ihrer Präsentationsfolien zu haben.

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Reduzieren Sie die Unordnung, indem Sie den Teilnehmern eine Einladungs-E-Mail schicken, die sie annehmen möchten. Man sollte untersuchen, wie man Einfluss auf den Posteingang von Personen nehmen können.

Marketing in der modernen Zeit

Wir leben in vernetzten Zeiten. Fast jeder hat fast immer Zugriff auf seinen Posteingang und wir suchen ständig nach neuen Nachrichten. Das ist großartig, wenn es darum geht, eine Nachricht an mehrere Personen zu senden, aber was ist, wenn sie sich nicht inspiriert fühlen, zu lesen, was Sie zu sagen haben, oder die E-Mail nicht einmal öffnen?

Einer der wichtigsten Bestandteile einer effektiven Event-Marketing-Strategie ist Ihre Fähigkeit, eine erfolgreiche Einladungs-E-Mail zu schreiben. Der Wortlaut Ihrer Einladung zur Veranstaltung sollte prägnant und überzeugend sein, und insgesamt sollte Ihre Einladungs-E-Mail die Leute ermutigen, auf Ihren CTA (Call to Action) zu klicken. Dies sind die Dinge, nach denen Sie jedes Mal streben sollten, wenn Sie anfangen, eine E-Mail zu schreiben.

In diesem Beitrag untersuchen wir, was eine erfolgreiche E-Mail-Einladung für Veranstaltungen ausmacht – von der Betreffzeile über die Hauptnachricht bis hin zur Abmeldung – und stellen eine Reihe von speziell erstellten E-Mail-Vorlagen für Einladungen zur Verfügung, die Ihnen helfen können, Ihren Standpunkt perfekt zu vermitteln.

Was macht eine erfolgreiche E-Mail-Einladung zu einer Veranstaltung aus?


Eine großartige Einladungs-E-Mail ist sowohl inspirierend als auch informativ. Sie wollen den Bekanntheitsgrad Ihrer Veranstaltung erhöhen und den Menschen einen Grund zur Registrierung, Teilnahme oder zum Kauf eines Tickets geben. Sie möchten auch sicherstellen, dass die Details der Veranstaltung – wie Datum, Ort und Zeitplan – übersichtlich sind, damit es keinen Raum für Verwirrung gibt. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den Elementen, die Sie berücksichtigen müssen.

Der Wortlaut


Passen Sie Ihren Tonfall an den Stil der Veranstaltung an, zu der Sie die Menschen einladen. Eine Konferenz oder Geschäftsveranstaltung kann eine gewisse Formalität erfordern, um ein Gefühl von Professionalität zu vermitteln, während eine Einladung zu einem Festival oder Comedy-Abend ein lockereres und dialogorientierteres Gefühl haben könnte.

Betreffzeile für Ereignis-E-Mail


Dies ist eines der ersten Dinge, die ein Empfänger beim Empfang einer E-Mail sieht, daher ist es wichtig, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile für den Rest der E-Mail relevant ist, aber versuchen Sie, sich auf die attraktivsten Elemente zu konzentrieren, die Aufmerksamkeit erregen und ein Gefühl der Dringlichkeit schaffen, z.B. „Neue Musikacts angekündigt“, „Überraschungsgastredner“ oder „Ermäßigte Tickets für Frühbucher“.

Wie man ein Intro erstellt


Sobald Sie den Empfänger am Anfang der E-Mail begrüßt haben, sollten Sie schnell zu einer kurzen Einführung übergehen, die die wichtigsten Veranstaltungsdetails beschreibt. Logistik kann weiter unten in der E-Mail kommen, denn jetzt wollen Sie das Ereignis in ein paar Sätzen zusammenfassen, damit Sie niemanden verwirrt oder unsicher lassen, was das Ereignis betrifft.

Geben Sie Ihren Zweck an


Warum schickst du diese E-Mail? Du hast den Leuten in deiner Einleitung von der Veranstaltung erzählt und jetzt musst du die Betreffzeile erweitern. Halten Sie es kurz, während Sie diese Gelegenheit nutzen, um die Hauptbotschaft der Einladung zu vermitteln.

Leistungsversprechen


Erklären Sie, warum der Empfänger der E-Mail-Einladung an Ihrer Veranstaltung teilnehmen sollte – was kann er von der Veranstaltung erwarten und welche Anreize gibt es, sich zu registrieren, RSVP zu nutzen oder ein Ticket zu kaufen?

Zeit und Ort


Jetzt ist es an der Zeit für weitere technische Details. Aufzählungszeichen oder eine zentrumsgerichtete Liste können dazu beitragen, dass sich Informationen wie Veranstaltungsort, Datum und Uhrzeit wirklich vom Rest der E-Mail abheben. Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie im Vorfeld der Veranstaltung eine Reihe von E-Mails versenden möchten, nicht jedes Detail in die Einladung aufnehmen müssen – gerade genug, um einen Eindruck von den wichtigsten Punkten zu vermitteln.

Erwähnung von bemerkenswerten Gästen


Haben Sie sich einen kompetenten Referenten gesichert? Wird es einen Prominenten geben, der an Ihrer Veranstaltung teilnimmt? Begeistern Sie die Teilnehmer und Teilnehmer, indem Sie VIP-Gäste erwähnen und ein paar Informationen über sie geben. Dies kann ein Teil Ihres Leistungsversprechens sein oder ein eigenständiger Bereich.

Bestätigung der Anfrage


Dies ist der häufigste Aktionsaufruf, den die Veranstalter in ihrer Einladungs-E-Mail aufnehmen. Bitten Sie die Empfänger, ihre Teilnahme durch Registrierung, Senden einer RSVP oder Kauf eines Tickets zu bestätigen. Dies kann durch Drücken einer Taste am Ende der E-Mail geschehen, die sie zu Ihrer Website führt.

Warten auf die Akzeptanz des Lesers


Setzen Sie eine Frist für die Antworten und beginnen Sie mit der Erstellung einer Liste der Personen, die kommen, aber nicht bevor Sie betont haben, wie sehr Sie hoffen, dass sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können. Schließlich möchten Sie, dass sich die Teilnehmer bei jedem Schritt geschätzt fühlen.

Tipps, die Sie sich merken sollten, wenn Sie Ihre Einladungs-E-Mail erstellen.


Gehen Sie persönlich vor

– Teilen Sie Ihr Publikum in Gruppen ein. Dies kann je nach Zielperson, die Sie identifiziert haben, dem geografischen Standort oder dem Beruf erfolgen. Dann können Sie die E-Mail für jede Gruppe anpassen, um das Leistungsversprechen spezifisch für sie zu gestalten. Denken Sie daran, auch die Betreffzeile für jede Gruppe zu personalisieren.


Einen klaren CTA einfügen

– Verwenden Sie die Betreffzeile, um ein Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen, und führen Sie die Empfänger zum nächsten Schritt, indem Sie einen klaren Aufruf-Button hinzufügen. Mehr als ein CTA könnte den Empfänger verwirren und Sie könnten einen potenziellen Teilnehmer verlieren, denken Sie also daran, ihn klar und prägnant zu halten.
Überprüfen und nochmals überprüfen – Rechtschreib- und Grammatikfehler können dazu führen, dass Ihre E-Mail weniger professionell aussieht. Sie möchten das Vertrauen des Empfängers gewinnen, also nehmen Sie sich die Zeit, alles in Ihrer E-Mail zu überprüfen, einschließlich der Betreffzeile.


Denken Sie über die Einladungs -E-Mail hinaus

– Das Versenden einer Reihe von E-Mails kann eine effektive Möglichkeit sein, Empfänger durch den Verkaufstrichter zu führen – von der Bewusstseinsbildung bis hin zur Umwandlung in Tickethalter. Führen Sie diese Strategie perfekt aus, indem Sie vorgefertigte E-Mail-Sequenzen erstellen und darüber nachdenken, den Sendevorgang zu automatisieren, um Ihr Leben einfacher zu gestalten.

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Veranstaltungen, Konferenzen und Messen sind enorme Investitionen für Unternehmen, die einen erheblichen Einfluss auf Geschäftsmöglichkeiten und Umsatzwachstum haben können. Mit den Kosten für Sponsoring, Reisen, Einrichtung, Verkaufsressourcen und dynamische/einnehmende Messestände ist es jedoch unerlässlich, dass Sie alles tun, was Sie können, um den Return on Investment zu maximieren – vor allem, wenn Sie Veranstaltungen im Gegensatz zu einfacheren, kostengünstigeren Vertriebs- und Marketingkanälen online rechtfertigen müssen.

Wenn Veranstaltungen nicht lukrative Möglichkeiten wären, gäbe es keine Notwendigkeit, sie zu organisieren. Treffen mit anderen Unternehmen und Nutzern auf diesen Veranstaltungen steigern nicht nur den Umsatz, sondern sind laut einem Bericht von Meetings Mean Business auch der effektivste Marketingkanal zur Erreichung wichtiger Unternehmensziele. Heute erzielt fast die Hälfte aller Marken einen ROI von 300%-500% mit Event-Meetings und Erfahrungen.

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Events als effektive Marketingkampagne


So effektiv Online-Marketing und Meetings auch sind, kann es ein Gefühl der Entpersönlichung geben; ein Verlust dieser menschlichen Note. Millennials bevorzugen Veranstaltungen und sehen sie als Chance, sinnvolle Verbindungen persönlich herzustellen. Erfolgreiche Marken wissen das und nutzen aktiv die Vorteile von Events, um den maximalen Nutzen zu erzielen.

Live-Events sind eine ausgezeichnete Plattform, um nicht nur Ihre Werte zu vermitteln, sondern auch Ihre Unternehmensgeschichte zu vermitteln; Sie können Ihre Werte und Ziele persönlich so diskutieren, wie es eine „Über uns“-Seite einfach nicht kann. Events sind auch der perfekte Ort, um Ihre Botschaften kreativ auszudrücken und eine physische, zeitnahe Interaktion mit Ihrer Marke und Ihren Produkten zu ermöglichen.

Veranstaltungen:

Wenn die Veranstaltung gut passt, bietet die hohe Konzentration an Kunden und qualifizierten Interessenten eine beispiellose Gelegenheit, sie persönlich zu treffen, mit Ihren Unternehmensexperten über ihre Herausforderungen zu sprechen und ihnen zu zeigen, wie man diese Herausforderungen mit Meetings, Demos, Tests, Promos usw. löst.

19% der Käufer bevorzugen es, sich in der Bewusstseinsphase des Kaufprozesses mit einem Verkäufer zu treffen, und 60% möchten sich während der Überlegungsphase mit Unternehmensexperten in Verbindung setzen, sobald eine Auswahlliste erstellt wurde. Mit Events können Sie beide Phasen für ein gezieltes Segment von warmen Leads schnell durchlaufen und gleichzeitig den fast 80% der Leads, die letztendlich mit Ihnen sprechen wollen, direkten Zugang zu Ihrem Vertriebsteam geben.

Events sind ein persönlicherer Business to Business Ansatz.
Um den ROI Ihrer Veranstaltung zu untermauern, vergleichen Sie nicht nur die Kosten der Veranstaltung mit dem Wert, den sie an sich bringt, sondern auch mit dem relativen ROI von Alternativen wie Online-Meetings.

Es gibt eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen, von dem monetären Wert, der vielen Interessengruppen zur Verfügung gestellt wird, bis hin zu weniger direkt quantifizierbaren Kennzahlen, die sich dennoch auf Ihre Vertriebs- und Marketingziele auswirken. Hier sind einige der einzigartigen Vorteile von Live-Events:

Fokussieren

Ein Vorteil ist der Anreiz für alle dort, ihre Zeit so produktiv wie möglich zu nutzen. Das Entfernen von Bildschirmen erleichtert es, persönliche Interaktionen und fokussierte Diskussionen zu führen. Es gibt weniger Lärm, was bedeutet, dass Sie in der Lage sind, Leads Ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken.

Vertrauen. Beim Verkauf geht es um Verbindungen, Beziehungen, Partnerschaften. Vertrauen in die Marke und den Service sind unerlässlich. Eine menschliche Note zu haben, gibt den Kunden die Gewissheit, dass sie nicht nur Geld an ein gesichtsloses Unternehmen geben. Im Gespräch kann ein Kunde oder Lead den Unternehmen, mit denen er Geschäfte machen möchte, ein Gesicht geben. Dies ist besonders wichtig im B2B-Kontext, wo Support und Hauptansprechpartner Dreh- und Angelpunkt einer langen und glücklichen Partnerschaft sind.

Starke Eindrücke. Persönliche Kundenansprache ist eine Chance für Unternehmen, sich vorzustellen und den wichtigsten Interessenten ein professionelles und kompetentes Gesicht zu geben. Events können es Ihnen ermöglichen, Ihre Lösungen, Ihr Markenversprechen und Ihre Persönlichkeit besser zu vermitteln, insbesondere wenn Sie ein kleines bis mittleres Unternehmen sind, das um größere Aufträge konkurriert.

Dialog. Für wichtige Kontakte bieten Live-Events die Möglichkeit zu einem intensiven Gespräch in Echtzeit – ein Dialog über ihre größten Herausforderungen und eine Demonstration, wie Sie konkret dazu beitragen können, sie zu lösen.

Ereignisse werden immer greifbarer


Die nächste Frage ist, wie man diese Vorteile von persönlichen Treffen messen kann. Veranstaltungen stellen ein enormes Potenzial dar, aber mit einer so hohen Investition und so vielen Stakeholdern sind die Erwartungen an die Verantwortlichkeit sowohl für Eventprofis als auch für Führungskräfte hoch.

Während es eine Reihe von bewährten Methoden zur Erfassung nützlicher Veranstaltungsdaten gibt, hat sich die Veranstaltungstechnik als Reaktion auf die Nachfrage nach harten Daten weiterentwickelt. Jetzt wird das Event-Engagement weitgehend durch Event-Apps und andere Technologien unterstützt, und unterstützende Analysen sind unerlässlich.

Leider endet der größte Teil des Standverkehrs und der spielerischen Menge, die eine große Anzahl wertloser Leads generiert oder nicht ausgelastet ist. Es ist eine allgemein bekannte Tatsache, dass mehr als 95% der Leads aus Events nicht in echten Geschäftswert umgewandelt werden. Hier kommen B2B-Meetings ins Spiel, da sie mit Interessenten oder Kunden vorab geplant werden können und von besonderer Bedeutung sind, wenn die Vertreter eines Unternehmens (CXOs, Fachexperten, etc.) an wichtigen Diskussionen beteiligt sind und einen konkreten ROI erzielen.

Meeting-Automatisierung: Wie Sie das Beste aus Ihrer Veranstaltung herausholen können
Ein weiterer führender Trend, der Ereignisse definiert, ist die Meeting-Automatisierung. Die meisten mittelständischen und großen Unternehmen haben erkannt, dass Veranstaltungen der Mittelpunkt von B2B-Meetings sind und benötigen Automatisierung, um die Anzahl und Qualität dieser Kundenbeziehungen zu erhöhen. Diese Meetings sind der führende Indikator für die Verkaufspipeline, die ein greifbareres Ergebnis der Veranstaltung ist und hilft, die Ausgaben zu rechtfertigen.

Was genau sind „Meeting Automation Plattformen“?

Veranstaltungsplaner und leitende Angestellte legen großen Wert auf die Terminplanung und -verwaltung, aber manuelle Prozesse sind in der Regel fehleranfällig und liefern ein nicht optimales Ergebnis. Allerdings sind Veranstaltungen und Meetings neben allem anderen, was mit der Teilnahme an einer Veranstaltung einhergeht, schwer zu managen. Glücklicherweise gibt es eine einfachere Art, die Dinge zu tun.

MAP:

Meeting-Automatisierungsplattformen, auch bekannt als MAPs, sind Plattformen, die für kritische Aufgaben wie die Planung und Verfolgung von Meetings konzipiert sind und Echtzeitstatistiken zur Analyse bereitstellen. Die Möglichkeit, Meetings mit wenigen Klicks zu planen, zu verwalten und zu analysieren, bedeutet, dass Sie sich darauf konzentrieren können, in Meetings präsent zu sein und das Beste aus Ihrer Zeit herauszuholen. Keine Abhängigkeit mehr von verlegten und unorganisierten Notizen und Informationen – Meeting-Automatisierungssysteme halten alles an einem Ort.

Die Verwendung einer MAP ermöglicht es Ihnen, die Planung von Meetings und Veranstaltungen zu ändern. Diese Systeme konnten den manuellen Aufwand für die Meeting-Planung um bis zu 80 Prozent reduzieren. Anstatt Ihre ganze Aufmerksamkeit auf den Prozess zu richten, können Sie sich also auf das Wesentliche konzentrieren – das Meeting.

Automatisierung bedeutet bessere Berichterstattung über Schlüsselbereiche


Früher war es fast unmöglich, detaillierte Analyseberichte über Schlüsselbereiche zu erhalten, heute werden sie in die Technologie geladen, mit der wir fast jede Interaktion bewältigen.

So entsteht beispielsweise eine Meeting-Planungs- und -Management-Software, die den Bedarf an optimierten Prozessen und verbesserter Rechenschaftspflicht erfüllt. Plattformen wie Jifflenow automatisieren den Workflow für Kundenbesprechungen und integrieren sich in Registrierungslösungen und Event-Apps, um eine tiefere Berichtsebene und eine verbesserte datengesteuerte Analyse zu ermöglichen.

Meetings

Meetings sind ein Sammelsurium an Informationen. Die Analyse von Meetings kann Ihnen viel über die Effizienz von Marketing- und Vertriebsteams sagen und darüber, ob sich die Bemühungen um den Abschluss des Deals gelohnt haben oder nicht. Die Anzahl der Meetings nur zu verfolgen, ist eine unvollständige Sichtweise. Metriken sind eine Notwendigkeit, um die Auswirkungen von Meetings und beeinflussten Einnahmen zu messen. Da diese Meetings eng mit den Renditen verzahnt sind, hängt die Methode zur Steigerung des Event ROI von den Meeting-Kennzahlen ab. Denn was messbar ist, kann verbessert werden.

Für CMOs und Führungskräfte ist es dank moderner Lead-Capture-Technologie einfacher denn je, Leads zu sammeln und zu verarbeiten und den ROI nach der Messe zu analysieren. B2B-Meetings sind ein Schlüsselelement bei der Steigerung der Vertriebspipeline und des Umsatzes, aber es kann schwierig sein, Meetings zu organisieren und ihre Effizienz zu beweisen. Plattformen und Technologien wie diese machen es einfach und effektiv, Investitionen in Events zu rechtfertigen und genaue ROI-Berichte bereitzustellen.

Automatisierung bedeutet Skalierbarkeit


Durch die Automatisierung sind Ereignisse besser skalierbar. Der Sinn der Automatisierung besteht darin, dass Event-Profis schneller (und mit besserer Sicherheit und Datenintegrität) arbeiten können.

Während es möglich ist, einige wenige Meetings mit manuellen Prozessen und Legacy-Tools zu organisieren, beinhalten die Events selbst oft die Organisation von 100er oder sogar 1000er Meetings mit Kunden und Interessenten. Die Durchführung von Routineaufgaben und sich wiederholenden Aufgaben mit Unterstützung der Automatisierung ermöglicht es Veranstaltern, ihre Leistungen mit nur geringem Eigenaufwand stark zu steigern. Die Verarbeitung der Informationen für einen Lead oder Teilnehmer kann mit der gleichen Anzahl von Klicks/Aktionen erfolgen wie die Verarbeitung von 1000er.

Optimierung durch Automatisierung

Durch die Automatisierung alltäglicher und sich wiederholender Aufgaben können Sie bessere Erfahrungen der Teilnehmer und bessere Ergebnisse erzielen. Veranstaltungsplaner, die MAPs und andere Automatisierungen nutzen, können sich auf die kreative und menschliche Seite der Planung konzentrieren. Die Unterstützung durch einen automatisierten Prozess gibt Ihnen mehr Ruhe, Freiheit und Zeit, das zu tun, was Sie am besten können, ohne Ablenkungen.

Gleiches gilt für Vertriebsmitarbeiter, Experten und Führungskräfte, die an diesen Veranstaltungen teilnehmen. Die Meeting-Automatisierung macht die Planung, Verwaltung und Verfolgung von Meetings einfach und sicher, so dass sie sich auf qualitativ hochwertige Diskussionen, dauerhafte Verbindungen und maximale Gewinne konzentrieren können.

Automatisierung?

Automatisierung bedeutet mehr Datensicherheit, Compliance und Integrität.
Die Automatisierung von Meetings sorgt auch für sicherere Meetings und die Einhaltung strenger Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften. E-Mails und Tabellenkalkulationen sind einfach nicht die zuverlässigsten Werkzeuge, wenn es um geschäftskritische Daten geht. Im Fehlerfall entstehen hohe Opportunitätskosten, und mit den GDPR-Regeln kann es zu Problemen bei der Nutzung von E-Mails kommen. Mit weniger manueller Protokollierung und Aufgabenverwaltung können die gleichen Aufgaben von weniger Personen mit einer höheren Sicherheitsstufe erledigt werden.

Darüber hinaus müssen sich Datenmanager bei Daten, die ohne manuelle Eingabe von System zu System fließen, nur um die Integrität der Quelldaten kümmern und laufen nicht Gefahr, diese zu beschädigen, da sie sie an verschiedenen Stellen manuell reproduzieren.

Automatisierung und Statistiken

Automatisierung bedeutet einen besseren ROI
Die Automatisierung nimmt Ihnen das Rätselraten bei der Messung von Statistiken ab, so dass Sie bessere Geschäftsentscheidungen treffen können. Eine Meeting-Automatisierungsplattform kann weitaus detailliertere Einblicke in Bereiche wie die Anzahl der akzeptierten Einladungen, die durchschnittliche Geschäftsgröße, die Anzahl der Meetings pro abgeschlossenem Geschäft und vieles mehr bieten. Diese Art von Daten ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, den Erfolg der Veranstaltungsteilnahme zu bewerten und den ROI zu ermitteln. Lead- und Konversionskennzahlen stehen zur Verfügung, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, in welche Veranstaltungen Sie in Zukunft investieren sollten.

Mit Automatisierungsplattformen wie Jifflenow können Sie tief in die Echtzeit-Metriken eintauchen und die Erfolgsrate verschiedener Demos, Verkäufer-Ranglisten, die Nutzung von Besprechungsräumen und mehr messen. Dies ermöglicht es Ihnen, AB-Tests durchzuführen und Ihren Ansatz entsprechend anzupassen. Unkomplizierte und genaue Kennzahlen sagen Ihnen, welche Investitionen in Live-Erfahrungen die besten Ergebnisse erbracht haben und ermöglichen zukünftige Verbesserungen.

Wie können Sie MAPs in Ihre nächste Veranstaltung integrieren?

Nachdem wir nun über die Vorteile von MAPs gesprochen haben, sind Sie vielleicht versucht, sie selbst auszuprobieren. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrem MAP herauszuholen:

VOR DER VERANSTALTUNG

Machen Sie eine Bestandsaufnahme, wer an der Veranstaltung teilnimmt, und nutzen Sie Ihre MAP zur Planung und Organisation Ihrer Meetings. Einige MAPs können sogar vorhersagen, welche Art von Teilnehmern an der Veranstaltung teilnehmen werden, so dass Sie die Möglichkeit haben, bestimmte demografische Daten zu berücksichtigen.
Mit einem klaren Bild davon, wer an der Veranstaltung teilnimmt, werden Sie selbstbewusster sein, wer ein Lead sein könnte und wer während der Veranstaltung das Ziel sein sollte.


WÄHREND DER VERANSTALTUNG

Behalten Sie den Überblick über Ihre Buchungen. MAPs sind so konzipiert, dass jeder, vom Außendienst bis zum Management, weiß, wohin er gehen muss und dass keine Zimmer doppelt gebucht werden.
Sie wissen sofort, wann Meetings stattgefunden haben und können Notizen in Echtzeit überprüfen.
Müssen Sie in letzter Minute eine Anpassung vornehmen? MAPs sind flexibel und Meetings können bei Bedarf geändert werden.


NACH DER VERANSTALTUNG

Verfolgen Sie detaillierte Kennzahlen und analysieren Sie, welche Aspekte am effektivsten und am wenigsten wirksam waren.
Bewerten Sie einfach Ihren Gewinn und sehen Sie, wie Sie Ihren ROI maximiert haben.
Stärkung der Teamverantwortung durch transparente Daten.
Vergleichen Sie Ihre Leistung im Laufe der Zeit und sehen Sie, wie stark Sie wachsen.

SCHLUSSFOLGERUNG


Da Veranstaltungen für Unternehmen so wichtige Chancen bieten und oft sehr hohe Einsätze mit sich bringen, ist es unerlässlich, dass jedes Meeting Ihre Investition in die Veranstaltung rechtfertigt. Die Begegnung mit Kunden und anderen Unternehmen treibt die Vertriebskette voran und kann zu langfristigen Beziehungen führen. Es ist jedoch schwierig, Ihren Erfolg in Echtzeit in der Zeit zwischen den Meetings bei hektischen Ereignissen zu verfolgen.

Meeting-Automatisierungssysteme nehmen Ihnen das Rätselraten von Analysen ab, indem sie untergeordnete Aufgaben übernehmen, Ihnen bei der Verwaltung der Veranstaltung helfen und Ihnen genaue und detaillierte Daten zur Verfügung stellen, die Sie in Zukunft aufnehmen und anpassen können. Die Planung und Vermarktung einer Veranstaltung ist bereits schwierig genug; die Unterstützung durch ein Qualitätssystem kann Ihnen einiges abnehmen.